makalah aplikasi perkantoran

Pengertian aplikasi perkantoran

     Aplikasi perkantoran (Inggris:office suite) adalah sebuah perangkat lunak yang diperuntukkan khusus untuk pekerjaan di kantor. Komponen-komponennya umumnya didistribusikan bersamaan,memiliki antar muka pengguna yang konsisten dan dapat berinteraksi satu sama lain. Kebanyakan aplikasi perkantoran terdiri dari sedikitnya sebuah pengolah kata dan sebuah lembar kerja. Sebagai tambahan, aplikasi dapat terdiri dari sebuah program presentasi, peralatan basis data, aplikasi grafis dan peralatan komunikasi. Sebuah perkantoran juga dapat memiliki sebuah klien surat elektronik dan manejer informasi pribadi atau paket groupware.

Hal ini tergantung pada struktur dari organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang barkaitan dengan operasi, umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran menfokuskan pada tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.

Jadi dapat diartikan juga manajemen perkantoran yaitu merupakan suatu rangkaian kegiatan atau aktivitas merencanakan, pengorganisasian (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (controlling), dan menyelanggarakan berbagai macam pekerjaan perkantoran atau ketatausahaan kantor.

katagori aplikasi perkantoran

A. Microsoft Office
Sesuai namanya, Microsoft Office dikeluarkan oleh Microsoft dan dipakai untuk segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan kantor (office work). Software yang satu ini masih terus disempurnakan dan fasilitasnya juga masih terus ditambah. Microsoft Office sendiri terdiri dari beberapa software, yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Access, dan yang paling baru namanya Microsoft Publisher. Tiap software mempunyai fungsi dan keistimewaan masing-masing.

Microsoft Word biasanya dipakai untuk mengetik, membuat surat, membuat laporan, dan sebagainya; pokoknya yang berhubungan dengan mengolah kata. Kalau untuk melakukan pekerjaan menghitung, membuat grafik, dan fungsi-fungsi lainnya yang berhubungan dengan angka, biasanya kita menggunakan Microsoft Excel. Selain itu, ada Microsoft Access yang digunakan untuk aplikasi database, dan Microsoft Powerpoint yang digunakan untuk membuat naskah presentasi.

B. Open Office

          Open Office adalah software aplikasi perkantoran yang biasa dipakai dalam sistem operasi Linux. Tapi sebenarnya, Open Office bisa juga kita pakai pada sistem operasi Windows. Open Office dilengkapi fitur yang hampir sama dengan Microsoft Office, yaitu pengolah kata, spread sheet, penyaji presentasi, dan fitur lainnya.C. Star Office        Star Office memiliki fungsi yang hampir sama dengan Microsoft Office, tetapi dikeluarkan oleh Sun Microsystem.

Karakteristik aplikasi perkantoran

1.    Bersifat pelayanan

            Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif.   Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

Contoh :

1.  Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot.

2.  Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.

3. Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan.

4. Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.

5.   Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam buku di perpustakaan.

6.   Teller bank, mendata orang yang menabung di bank.

7.   Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat mencatat riwayat atau hasil     visum dari dokter yang kemudian disimpan untuk memberi keputusan pasien menderita penyakit apa.

8.    Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan atasan.

9.     Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar dikelas.

10.  Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk menyelesaikan pekerjaannya.

2. Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun.

Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh    organisasi.

Contoh:

1. Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah.

2.   Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah.

3.   Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang.

4.   Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.

5.   Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke rumah-rumah.

6.  Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim kerumah-rumah dan mencatat       penerima.

7.   Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat.

3.  Dilaksanakan dalam pihak secara organisasi

  Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Contoh :

1. Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi.

2.  Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas.

3. Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju.

4. Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat.

5. Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena berhalangan hadir untuk mengajar.

6.  Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk  mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakulikuler yang ditawarkan.

7.  Siswa yang bertugas piket sebagai resepsionis, mecatat nama guru yang hadir.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan  pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

A. Inilah Ruang Lingkup Perkantoran.

Adapun ruang lingkup dari manajemen perkantoran diantaranya yaitu:

a. Kegiatan kantor

Office planning atau perencanaan perkantoran atau , diantaranya seperti dibawah ini:

• Perencanaan gedung.
• Tata ruang kantor.
• Penerangan atau pencahayaan.
• Perlengkapan peralatan kantor.
• Jendela atau ventilasi udara dari ruangan kantor.
• Standarisasi pekerjaan kantor.
• Budgeting (anggaran) perkantoran.
• Standar kualitas kerja.
• Sistem informasi dan juga sistem telekomunikasi.

Office organizing atau pengorganisasian perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan.
• Pembagian tugas supaya lebih efisien didalam organisasi atau perusahaan.
• Penyediaan perlengkapan ataupun peralatan yang sesuai dengan keperluan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.

Office actuating atau pengarahan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Pemakaian teknik yang baik atau efektif dalam melakukan pengawasan (controlling) dan melakukan motivasi terhadap bawahan.
• Pemberian bantuan kepada pegawai dalam memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
• Penyatuan visi dan misi pegawai dengan organisasi atau perusahaan.
• Perancangan cara komunikasi yang baik dan efektif dengan para pegawai, supaya komunikasi antara atasan dengan bawahan bisa berjalan dengan lancar.
• Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada pegawai

Office controlling atau pengawasan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Pemakaian peralatan dan perabotan kantor.
• Metode-metode maupun standarisasi pekerjaan kantor.
• Kualitas dari pekerjaan kantor.
• Pelayanan kantor.
• biaya perkantoran.
• Dan waktu.

b. Sarana Dan Juga Fasilitas Kerja Perkantoran, Diantaranya Seperti Di Bawah Ini.

Lokasi dari kantor, adapaun faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor diantaranya: faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.

Gedung, adapun faktor dari gedung kantor yang perlu diperhatikan:

• Menjamin keamanan maupun kesehatan para pekerja.
• Mempunyai fasilitas yang cukup memadai.
• Harga dari gedung yang kompetitif, yaitu seimbang dengan biaya dan keuntungan.

Peralatan, peralatan kantor diantaranya meliputi:

• Perabotan kantor, misalnya seperti meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku dan lain-lain.
• Perbekalan kantor, misalnya seperti kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer, penghapus dan lain-lai.

Interior, yang dimaksud dengan interior disini yaitu tatanan perabot dan perangkat kantor yang dapat mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan ruangan kantor dan lain-lain.

Mesin-mesin kantor, yaitu disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode pekerjaan dan kebutuhan kantor lainnya.

Itulah pembahasan mengenai pengertian administrasi perkantoran, semoga pembahasan ini dapat di pahami.